Como eliminar o retrabalho na sua empresa

Independentemente do tipo do negócio, o retrabalho é sempre um grande inimigo. Afinal, quando os colaboradores precisam executar uma tarefa mais de uma vez, perdem tempo, atrasam processos e comprometem, até mesmo, as entregas.

Por esse motivo, garantir a simbiose interna é fundamental para que uma instituição não prejudique o seu fluxo de trabalho.
Vale mencionar que, muitas vezes, a alta quantidade de refações está relacionada a diversos tipos de problemas de gestão. Mas, a boa notícia é que, com alguns passos simples, é possível evitá-los.
Para te ajudar nessa missão listamos algumas dicas. Siga com a leitura e confira, no artigo que a equipe do blog do Sistema Grátis preparou para você.

Como eliminar o retrabalho na sua empresa

Domine os processos
O primeiro passo para evitar retrabalho é dominar os processos em cada detalhe, desde a separação de um produto no estoque ou da fabricação de um item, até a entrega do mesmo ao consumidor.
Quando o gestor compreender todos os passos que envolvem os processos fica muito mais fácil implementar um planejamento eficiente sobre cada etapa, determinando prazos e funções de cada tarefa.

Mapeie os processos
Mais do que dominar e acompanhar, é preciso mapear os processos, para garantir a segurança, a eficiência, a documentação e a padronização.
A partir do momento em que todas as etapas se tornam devidamente padronizadas, os colaboradores compreendem com mais facilidade e desempenham com mais agilidade aquilo que foi proposto.
Além disso, o mapeamento auxilia na identificação de falhas, na prevenção de erros e contribui para a rápida indicação de possíveis equívocos, que podem ser corrigidos a tempo, sem prejudicar toda a cadeia produtiva.

Delegue funções
Ao invés de tentar fazer tudo sozinho ou sobrecarregar algum colaborador, saiba delegar os responsáveis por cada etapa. Para isso, capacite os profissionais e selecione uma pessoa com pleno conhecimento para cumprir a função que será encarregada. Inclusive, nesse sentido, para garantir ainda mais assertividade, é interessante contar com um funcionário para delegar funções e acompanhar os colaboradores, para que eles façam entregas mais eficazes e reduzam as chances de erros.

Mantenha o seu time motivado
Quando o retrabalho ocorre constantemente e é provocado pela falta de comunicação ou por um planejamento equivocado por parte da empresa, é comum que os profissionais envolvidos no processo fiquem desmotivados. Esse comportamento pode acarretar em problemas ainda maiores de produtividade, afinal, o colaborador terá que adotar uma postura de proatividade, o que, de fato, pode prejudicar toda a cadeia produtiva.

Por esse motivo, é essencial investir na capacitação de colaboradores e na gestão eficiente dos processos, assim, fica mais fácil se concentrar naquilo que ocasionou a falha e encontrar os meios para corrigi-la e evitá-la no futuro.

Elimine os processos manuais
Se você quer extinguir o retrabalho do seu negócio, não só pode, como deve, contar com a tecnologia.
Os recursos tecnológicos, além de tornar uma empresa mais competitiva, ainda facilitam a organização dos processos, garantem mais padronização e transformam a forma como a sua organização lida com os clientes, fornecedores e colaboradores.

Com o auxílio de um software de gestão integrada, como o ERP do Sistema Grátis, é possível reduzir o retrabalho consideravelmente ou, até mesmo, extingui-lo de vez.
Isso porque essa solução permite que você, gestor, visualize um panorama geral dos processos em tempo real, antecipando possíveis erros e evitando que eles provoquem prejuízos ou problemas maiores.
Além disso, com o Sistema Grátis, todas as áreas que compõem o seu negócio ficam devidamente integradas, a comunicação fica alinhada e a rotina muito mais otimizada.

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Se esse artigo foi interessante para você, deixe seu feedback nos comentários.

No mais, continue de olho no Blog Sistema Grátis, em breve teremos novidades por aqui.

Um grande abraço e até o próximo post!

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