Saiba o que é XML

Desde que foi implementada, em 2006, a Nota Fiscal Eletrônica trouxe inúmeras vantagens para as instituições e órgãos fiscalizadores. Afinal, o documento, gerado e armazenado de maneira eletrônica, contribui para maior eficiência e segurança durante os processos de fiscalização.
Se você é um gestor de e-commerce ou atua em qualquer área do universo digital, provavelmente sabe o quanto a tecnologia facilita as operações. Por isso, sempre surgem novas ferramentas feitas para facilitar a rotina de trabalho e promover mais integração nos processos. Contudo, devido à velocidade com que os novos recursos surgem, nem sempre conseguimos descobrir do que eles tratam e o que são capazes de solucionar.
Pensando nisso, a equipe do Blog Sistema Grátis elaborou um artigo informativo para que você entenda de uma vez por todas o que é XML e quais os benefícios que o formato pode oferecer para a sua empresa.
Siga com a leitura e confira!

O que é XML – Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

XML é a sigla para Extensible Markup Language, que integra uma linguagem de marcação indicada para criação de documentos organizados hierarquicamente.
Neste contexto, um arquivo XML é uma representação gráfica, que acata os critérios de escritura fiscal para a NF-e.
Nas Notas Fiscais, o código atua como um “criador de arquivo digital” capaz de comprovar as informações a respeito da mercadoria vendida ou do serviço contratado.
Por seguir um padrão nacional de escrituração fiscal, o XML da NF-e pode ser utilizado em todo o território brasileiro com segurança.
Além disso, quando opera junto com o Certificado Digital, a linguagem XML permite o armazenamento e a transmissão de documentos fiscais de forma totalmente digital, dispensando o acúmulo de papéis.
Também é válido mencionar que o formato XML não só armazena as notas fiscais, como também valida os documentos por meio de uma assinatura digital, contribuindo ativamente para maior segurança nos procedimentos fiscais.
Dentro de uma empresa, o XML em Notas Fiscais auxilia na organização e na desburocratização de processos.

Para que serve o formato XML de Nota Fiscal?

A Nota Fiscal Eletrônica no formato XML facilita consideravelmente a emissão desse documento nos setores fiscais das empresas.
Além disso, é através do arquivo que as autoridades (como a Secretaria da Fazenda) analisam todos os detalhes sobre as transações realizadas.
Outra função muito útil do XML de Notas Fiscais é o envio do documento ao cliente, que pode ser feito tanto por e-mail, quanto a partir de uma área específica no site da empresa responsável pela venda do produto ou serviço.
Ou seja, é inegável o quanto o XML é versátil e útil nas mais diversas situações. Isso porque a sua linguagem descomplica as transferências e aberturas de Notas Fiscais em leitores de arquivos.

Outras funções do XML – Notas Fiscais

Além de integrar os dados entre os contribuintes e o sistema tributário brasileiro, o XML em Nota Fiscal possibilita a conversão do documento para o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).
Embora o Danfe não possa substituir a Nota Fiscal, é certo que ele facilita o acesso às informações presentes nela. Afinal, atua como um documento auxiliar e permite que a Secretaria da Fazenda confirme a existência efetiva de uma Nota Fiscal e autentique os dados. Também serve para acompanhar o transporte das mercadorias e a escrituração contábil da transação.

É preciso armazenar o XML da Nota Fiscal?

De acordo com a legislação, o arquivo XML das Notas Fiscais deve ser armazenado em um local apropriado durante o período de cinco anos.
As empresas que não adotam essa prática estão sujeitas a multas gravíssimas, que podem ser aplicadas em cada arquivo não apresentado durante a fiscalização.
Mais uma vez, a tecnologia atua como uma grande aliada no armazenamento dos documentos fiscais.
Considerando que o arquivo XML trata-se de uma linguagem totalmente digital, que não precisa ser necessariamente impressa, é possível armazenar todos esses documentos na nuvem e dispor de mais proteção e facilidade durante os acessos.
Por outro lado, os softwares como os ERPs do Sistema Grátis são muito úteis para automatizar a emissão do arquivo, bem como seu envio ao cliente e armazenamento.
Com a utilização do software, é possível promover mais segurança e eficiência nos processos, já que os documentos ficam armazenados na nuvem, sem ocupar espaços físicos e sem riscos de perda ou extravio.

Conclusão

Gostou de descobrir o que é XML e quais são os benefícios do formato para as rotinas da sua empresa?
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Um grande abraço e até o próximo post!